Nusantarachannel.co, Makassar – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) kabupaten Maros mengadakan sosialisasi penyelenggaraan kearsipan lingkup Kabupaten Maros pada Rabu (13/9/2022) di Kantor Bupati Maros.
Acara yang dibuka oleh Wakil Bupati Maros, Hj. Suhartina Buhari dihadiri oleh Kepala Bidang Kearsipan DPK Sulsel Dr. H. Basri, S.Pd., M.Pd mewakili Kepala DPK Sulsel.
Dr. H. Basri menjelaskan terkait tujuan dan fungsi penyelenggaraan kearsipan, utama pada lembaga kearsipan daerah.
“Sebagaimana diamanatkan pada Pasal 3 Undang Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan menyatakan bahwa
tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,” ungkapnya.
Dijelaskan kemudian, arsip sebagai sumber informasi dan barang bukti pertanggungjawaban memiliki nilai dan arti yang sangat penting dan strategis dalam kegiatan kepemerintahan baik dalam lingkup Provinsi Sulawesi Selatan maupun Pemerintah
Kabupaten/Kota se Sulawesi Selatan.
“Informasi yang dibuat ataupun diterima dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,” imbuhnya.
Basri kemudian memaparkan fungsi arsip yang terbagi atas 2 yaitu Arsip
Dinamis dan Arsip Statis.
“Pada prinsipnya arsip dinamis itu masih dipergunakan secara langsung oleh Pencipta Arsip yakni Organisasi Perangkat Daerah sementara arsip statis menjadi tanggungjawab dari Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Maros,” ungkapnya.
“Arsip Dinamis memiliki Nilai Guna Primer yang salah satunya adalah Nilai Guna Administrasi, sehingga Pengelolaan Arsip Dinamis yang baik akan bermuara pada Akuntabilitas Organisasi dari segi administrasi. Tertib Arsip akan berbanding lurus dengan Tertib
administrasi. Karena itulah dibutuhkan pelaksanaan pengelolaan
arsip dinamis yang baik, cermat, sistematis, dan professional,” ulas Kabid Kearsipan Sulsel.
Fenomena yang terjadi bahwa sebagian besar organisasi
pemerintah masih belum sadar terkait pengelolaan arsip dinamis pada organisasinya hingga terjadinya kerancuan pada proses persuratan maupun pemberkasan.
Apabila hal ini terjadi lanjutnya, hampir
dipastikan bahwa akan terjadi miss administrasi pada organisasi tersebut yang berujung pada akses temu balik arsip yang tidak tepat, cepat dan efektif, tercecernya arsip bahkan hingga hilangnya arsip atau surat yang dikelola tersebut.
Apabila hal ini terjadi menjadi alamat organisasi tersebut akan bermasalah bahkan akan berurusan dengan aparat hukum. Dua hal penting
yang menyebabkan terjadinya hal diatas yaitu : pertama,
pengelolaan arsip dinamis yang asal asalan, tidak berpedoman
pada regulasi kearsipan yang berlaku, kedua, tidak memiliki
Sumber Daya Manusia yang professional dalam pengelolaan
kearsipan.
Sementara arsip statis, papar Basri kepada Nusantarachannel.co adalah puncak dari
pengelolaan arsip yang sebelumnya adalah arsip dinamis. Arsip Statis mengandung nilai guna kesejarahan dan tidak akan
dimusnahkan dan akan disimpan abadi di DEPOT ARSIP.
“Saya mewakili Bapak Kadis, memberikan apresiasi yang tinggi kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di Maros, semoga dengan sosialisasi penyelenggaraan kearsipan dapat menata arsip kita dengan lebih baik, sebagaimana kita ketahui bahwa Defenisi Arsip itu sendiri
menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi dan informasi,” pungkasnya.
Turut hadir dalam sosialisasi penyelenggaraan kearsipan adalah Kepala DPK Maros serta seluruh kepala OPD lingkup Kabupaten Maros.
Discussion about this post